Garder ses employé∙e∙s productif·ve·s malgré les imprévus : formez-les!



Mathieu Dumont est le président de Didacte, une plateforme de formation en ligne développée au Québec visant à soutenir les PME dans leurs ambitions de croissance.

Passionné par les bonnes pratiques d’entrepreneuriat et du développement des humains, il s’investit corps et âme afin d’aider les entrepreneurs à croître de façon saine, soutenable à long terme et au bénéfice des gens qui contribue au succès de l’entreprise.

Alors que la COVID est toujours présente et que les ruptures dans la chaine d’approvisionnement occasionnent des ralentissements dans la production, les arrêts de travail des employé∙e∙s causent bien des maux de tête RH aux équipes.  Certaines entreprises ont décidé de considérer la situation comme une opportunité de rendre les employé·e·s plus productifs. Comment? En profitant de leur temps à la maison pour mieux les former. Mathieu Dumont de Didacte, expert EntreChefs PME, nous explique ce qu’est un LMS (Learning Management System), comment il permet de diffuser et vendre des formations via un système facile à utiliser pour les entreprises comme pour les employé∙e∙s ainsi que les avantages à implanter ce système au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un LMS?

Pour faire simple, c’est une plateforme pour créer, héberger et diffuser des contenus de formation et faire le suivi de progression des participant∙e∙s. On y standardise et centralise le savoir de l’organisation en lien avec le développement de compétences des employé·e·s. À noter que même si le LMS est plus souvent associé à la formation, il est également possible de rentabiliser son savoir et faire du développement des affaires avec la vente de formation en ligne pour ses clients ou ses fournisseurs par exemple.

Quel rôle jouent les formations en ligne dans un contexte actuel d’absentéisme dû à la COVID-19, de pénurie de main-d’œuvre ou de rupture dans la chaîne d’approvisionnement?

Dans un contexte de confinement dû à la COVID-19, un LMS permet à l’employé·e de suivre des formations ou de se remettre à jour surtout si celui ou celle-ci est en état de travailler. C’est une accommodation qui n’est pas une perte pour autant. 

Dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre, les LMS sont pratiques pour former rapidement un·e employé·e d’un autre département qui vient en soutien pour quelques jours. L’employé·e n’a qu’à consulter le LMS pour effectuer la nouvelle tâche demandée. Cela permet de mettre à profit rapidement les employé·e·s disponibles sur des tâches à valeur ajoutée et de venir répondre à la problématique d’absentéisme.

Cela vaut-il la peine d’utiliser un LMS au sein d’une PME avec un petit nombre d’employé∙e∙s?

Parmi nos clients chez Didacte, les plus petites PME qui utilisent un LMS ont 12 à 15 employés. Il n’est pas nécessaire d’être une grande entreprise pour rentabiliser la mise en place d’un LMS, il est plutôt question de capitaliser sur la philosophie de l’entreprise. De même, un LMS convient à tous les types d’industrie. Cet outil vient répondre à des enjeux communs à n’importe quelle entreprise :

  • l’accueil et intégration; 
  • la mobilité à l’interne; 
  • le savoir historique de l’entreprise; 
  • l’apprentissage continu;
  • la formation en santé et sécurité au travail. 

Certaines notions reviennent avec l’accueil d’un·e nouvel·le employé·e comme les valeurs, la mission et l’historique de l’entreprise ; le LMS permet au gestionnaire de gagner du temps en évitant de répéter ces notions à chaque arrivée et de se concentrer sur la compréhension des employé·e·s après qu’ils ou elles aient pris connaissance de ces informations.  

Dans un aspect de valeur ajoutée, un LMS permet de numériser le savoir théorique pour libérer le ou la gestionnaire de cette partie de formation. Ainsi, il ou elle pourra davantage se concentrer sur de l’intervention et de l’accompagnement spécifique.  

Les plus petites PME s’attardent habituellement sur un contexte d’utilisation spécifique. Pour une entreprise avec beaucoup d’arrivages de nouveaux produits, un LMS peut être utilisé pour soutenir les ventes en les tenant informées rapidement des nouveautés et en validant la compréhension des employé·e·s sur ces produits. Ce n’est donc pas simplement un outil de transmission de l’information. 

Un LMS peut aussi permettre de faciliter le développement d’affaires : les contenus étant déjà créés et standardisés, cela facilite l’ouverture d’une nouvelle succursale par exemple. Un tel outil de formation touche plusieurs fronts stratégiques dans une entreprise, puisque le fil d’Ariane de tous les départements est l’humain. Augmenter la performance des employé·e·s, c’est augmenter la productivité de l’entreprise. 

Il est important de l’attacher à un bon contexte d’utilisation pour en voir le rendement, autant pour des plus petites entreprises que pour les plus grandes.

Quels sont les freins à la mise en place d’un système de formation en ligne?

  • Le premier frein à la formation en ligne est la création de contenu de formation. Plus la formation est interactive, plus elle nécessite du temps et de la création de contenu ce qui la rend plus longue à mettre en place. Une entreprise peut mettre en œuvre un processus de formation avec un LMS très rapidement si les contenus sont déjà existants. C’est pourquoi Didacte recommande aux PME de prendre le temps d’analyser quel contexte de formation apporte de la valeur au sein de l’entreprise et de simplifier au maximum le contenu partagé. Il est important d’identifier le minimum viable de contenu que je dois avoir pour le rentabiliser. L’outil n’est qu’un support pour faciliter le projet de formation. Pour une entreprise qui part de zéro, c’est-à-dire qu’elle n’a pas de projet de formation ni de contenus, selon la nature de son projet, l’implantation d’un LMS peut s’avérer plus ardue. C’est une fausse croyance que de penser que le plus long sera de magasiner le LMS et qu’ensuite son implantation se fera rapidement. 
  • Il faut également prendre en considération que les employé·e·s utilisent leur téléphone pour se former dans les temps morts ou lorsqu’ils ou elles cherchent rapidement une information. Il est important de s’assurer que les contenus de formation sont accessibles sur tout type d’appareil. 
  • Il faut comprendre qu’un projet de LMS, c’est un projet de longue durée. C’est une dépense qui se rentabilise rapidement puisqu’elle va avoir un impact direct sur la rétention et la productivité des employé·e·s. Si le projet est bien fait, habituellement le LMS est rentabilisé à l’intérieur de trois à six mois. Le rendement est meilleur à l’année deux à trois.
  • Attention de ne pas tomber dans la pensée magique : un projet de formation il faut que ça découle d’une planification stratégique et il faut s’assurer qu’on a des conditions de succès. Même si on fait le projet en amont, il ne s’appliquera pas de lui-même. L’outil choisi pour le mettre en place est déterminant. Il faut aller chercher de l’aide si besoin pour bâtir les bonnes bases.