Ce texte est rédigé par Valère Drainville, fondateur du Programme Efficacité 365 et expert du réseaux d’expert·e·s d’EntreChefs PME. Le Programme Efficacité 365 a comme mission d’accompagner ses membres dans la création de solutions innovatrices pour augmenter l’efficacité de ses équipes.
Nous sommes dans une grande vague de changement. Trop de leaders se sentent submergés, et peinent à rester en surface. Pourtant, avec un peu d’audace et de vision, il est possible de surfer sur la vague et se propulser plus vite que jamais vers l’avant.
Qu’est-ce qui vous en empêche? Comment faire pour y arriver?
Il faut profiter des changements pour sortir des sentiers battus et repenser en profondeur ses équipes et son organisation.
C’est le temps…
- D’en finir définitivement avec le brassage de papier
- De passer des réunions virtuelles efficaces à des réunions mobilisantes
- D’automatiser ses processus « core » pour libérer ses équipes
- Apprendre à gérer et visualiser ses données
- De réinventer ses communications à l’interne et avec ses clients
- Créer de nouvelles attentes chez ses clients
C’est nécessaire pour rester à flot. Heureusement, c’est plus simple que jamais. Suffit de s’y mettre.
Les obstacles à la transformation numérique
Le déséquilibre entre les compétences d’affaires et les compétences technologiques est un enjeu dans trop d’organisations. Comme indiqué dans plusieurs rapports, les leaders ont une grande expertise dans leur domaine, mais ne sont pas confortables avec les technologies numériques.
C’est un obstacle majeur! Sans connaître les outils technologiques modernes, il sera impossible de relever les défis du manque de main-d’œuvre, de la compétitivité accrue, de la volatilité des milieux d’affaires, de la collecte d’intelligence d’affaires, d’innover et d’augmenter sa productivité et son efficacité…
Pour ouvrir un monde de possibilité, il faut donc donner accès à plus de connaissances générales sur :
- Les nouveaux outils communications
- Les applications collaboratives
- L’intelligence d’affaires
- La gestion des données
- L’automatisation des processus
- L’intelligence artificielle
Quatre solutions pour profiter pleinement des outils numériques
- Augmenter la compétence à naviguer dans la complexité
- Insuffler une culture d’amélioration continue
- Repenser la formation et améliorer la culture générale technologique
- Diminuer la résistance au changement
Augmenter la compétence à naviguer dans la complexité
Naviguer dans la complexité c’est prendre des décisions dans un environnement comportant plusieurs inconnues et beaucoup d’interaction entre plusieurs parties prenantes et éléments. Pour naviguer dans la complexité, il faut travailler dans une posture d’explorateur, d’essais et d’erreur. Les outils technologiques sont devenus faciles d’utilisation, mais sont très complexes à cause de leur aspect collaboratif et leur grande connectivité entre eux. Un outil en apparence simple comme Planner, Trello ou Monday est plus complexe qu’il n’en parait. Pour arriver à les implanter les outils technologiques dans notre travail quotidien, nous devons les implanter par itération.
Insuffler une culture d’amélioration continue
Avant il fallait souvent attendre plusieurs années avant d’avoir une nouvelle version de nos logiciels. Maintenant, nous recevons des nouveautés chaque mois, parfois plus. Ce que nous croyions impossible devient subitement possible en quelques semaines. Il faut donc apprendre à nos équipes à fréquemment se remettre en question et revoir leur façon de faire. Nous devrions mettre en place un comité d’amélioration continue pour suivre et diffuser les nouveautés, gérer des microprojets d’amélioration.
Il faut repenser la formation
Découvrir de nouveaux possibles demande de repenser la formation professionnelle.
Les formations professionnelles sont trop souvent organisées de façon ponctuelle, lorsque les leaders croient avoir besoin d’une technologie particulière. Mais en demandant seulement ce qu’ils croient pertinent, rentable ou payant à court terme, ils se mettent des œillères. Ils ne verront que ce qu’ils veulent voir, et vont rater les nouvelles possibilités pour relever leurs nombreux défis !
Quand tout évolue très vite, il faut aussi se demander ce que vaut une formation d’une journée, où il faut absorber et rentabiliser des concepts complexes sans réflexion. Le bourrage de crâne devient désuet rapidement ! Il faut que la formation nous accompagne et nous suive dans notre réflexion et notre niveau de compréhension de l’outil, ou simplement s’il y a une mise à jour importante des programmes utilisés!
Ne pas se limiter à ce que nous pensons connaître
On dit souvent que les technologies numériques doivent être au service de nos besoins actuels. C’est vrai ! Mais c’est aussi très limitatif. C’est souvent l’outil inconnu qui va tout changer – régler nos besoins futurs. Une option toute simple peut nous ouvrir de nouvelles opportunités d’affaires, nous faire gagner des heures, ou nous permettre d’inventer un tout nouvel environnement de travail ! Mais il faut la connaître…
Diminuer la résistance au changement
Qui dit nouveauté, découverte, exploration et innovation dit changement. Le changement nous force à innover. Et qui dit changement dit friction.
Dans l’article Smoothing the Path to Innovation (Gartner, HR Leaders Monthly, Mai 2022), on identifie quatre points de friction qui empêchent la traction d’une idée dans une organisation. Voici ce que j’en retiens, et mes commentaires :
- L’inertie. Le désir d’un être humain de s’en tenir au statu quo, malgré l’imperfection du statu quo. (On sait qu’il y a une meilleure façon de faire les choses, mais nous sommes confortables dans notre façon de faire actuelle !)
- L’effort cognitif nécessaire. (Sans surprise, changer demande des efforts.)
- Les émotions. C’est l’anxiété, la peur, l’appréhension, le côté intimidant du changement. (Comment surmonter les frictions émotionnelles qui font obstacle au vrai changement ?)
- La réactance. C’est l’aversion à être changé par les autres. (Si nous sentons qu’un changement nous est imposé, nous résisterons avec une force égale, sinon plus grande… Même si c’est une bonne idée !)
Pour atténuer les frictions, on suggère…
- De miser sur le co-design et la collaboration pour construire l’appartenance
- De rendre ce qui n’est pas familier, familier
- De faire du changement une expérience et une aventure
C’est avec ces concepts en tête que nous avons imaginé le Programme Efficacité 365, notre plateforme unique et innovante de transfert de connaissance.
Pendant une période de 6 mois, les leaders et membres d’équipes peuvent planifier leurs formations « en direct » à leur rythme, de façon autonome, malgré leurs horaires chargés. Ils peuvent discuter avec des experts (humains !) pour poser leurs questions et discuter des meilleures pratiques. Ils profitent en plus de notre banque de vidéos et de documents en consultation sur demande, pour renforcer leur apprentissage et apprendre de façon autonome à tout moment.
Au fil des mois, nous voyons la progression des abonnés. Ils deviennent familiers avec des outils et des concepts qui semblaient intimidants au départ – ou qu’ils ne connaissaient tout simplement pas. Comme c’est la formation qui s’adapte à eux, ils sont motivés, heureux de transmettre leurs nouvelles connaissances à leurs collègues. Ils ont aussi envie d’en savoir plus, de découvrir de nouveaux possibles.
Nous souhaitons que toutes les organisations du Québec prennent les moyens nécessaires pour profiter de ce qu’apportent les nouvelles technologies – qu’elles cessent d’avoir peur et qu’elles se jettent à l’eau. Avec une formation adaptée comme ceinture de flottaison pour diminuer les risques tout en accélérant la transition. Dans les eaux mouvantes du changement, c’est une question de survie…
Pour en savoir plus, vous pouvez visiter le site web ou contacter Bernard Durand, associé, chargé du développement des affaires et des relations partenaires.
